La nómina cuadra pero la Seguridad Social no: la cuenta 476 y el TC1

La nómina está bien: el trabajador cobra lo que le toca, el bruto cuadra, las retenciones también. Pero abres el mayor de la cuenta 476 y el saldo no coincide con lo que pagas a la Seguridad Social. Es uno de los descuadres más silenciosos que existen, porque nada «parece» mal hasta que alguien lo mira de verdad.

Qué tiene que contener la 476

El error de fondo casi siempre es el mismo: confundir el devengo con el pago. Son dos asientos distintos. En el del devengo de la nómina, la cuenta 476 (Organismos de la Seguridad Social, acreedores) recoge las dos partes de la cotización:

• La Seguridad Social a cargo de la empresa (que va contra la cuenta 642 como gasto).
• La Seguridad Social a cargo del trabajador, que no es un gasto añadido: ya está dentro del bruto (cuenta 640), pero se le retiene al trabajador y se acumula en la 476 porque la paga la empresa a la Tesorería.

Si solo registras la parte de la empresa y te olvidas de la del trabajador, la 476 se queda corta. Y ahí empieza el descuadre con el TC1 (hoy el RLC, el recibo de liquidación de cotizaciones).

Por qué la 476 no cuadra con el TC1

• Falta la parte del trabajador. Solo se contabilizó la SS de la empresa. Es la causa número uno.
• Bonificaciones o reducciones de cuota. Has devengado la cotización al completo, pero el RLC viene con bonificación, así que lo que pagas es menos que el saldo de la 476.
• Pago delegado de una baja por IT. La empresa adelanta la prestación y la compensa en el RLC, lo que reduce lo que ingresa a la Tesorería. Si esa compensación no está reflejada, el banco y la 476 no cuadran.
• Desfase temporal. Devengas en un mes y pagas el RLC al mes siguiente. Si reconcilias sin tener en cuenta el desfase, ves un descuadre que no es tal.
• Recargos o aplazamientos que se pagan pero no se han contabilizado.

Cómo lo detectas en A3con

• Saca el mayor de la 476 y mira el saldo a fin de mes. Debe ser exactamente lo que le debes a la Seguridad Social según el último RLC pendiente de pago.
• Cruza el cargo en banco (el pago a la TGSS) con el importe del RLC de ese periodo. ¿Coinciden?
• Si hay bonificaciones o pago delegado de IT, comprueba que la compensación está registrada; si no, el importe pagado siempre será menor que el devengado.

Cómo lo corriges

• Rehaz el asiento de devengo incluyendo la parte del trabajador en la 476 si faltaba.
• Refleja las bonificaciones y, en su caso, el pago delegado de IT, para que el saldo de la 476 case con lo que realmente ingresas.
• Comprueba que el desfase mes de devengo / mes de pago está bien colocado y no estás comparando periodos distintos.

Conviene tener claro que un saldo raro en una cuenta de acreedores es siempre una señal, igual que cuando aparece un cliente con saldo acreedor: la naturaleza de la cuenta te dice qué deberías esperar, y cualquier desviación es una pregunta que responder.

La regla mental

El saldo de la 476 al cierre tiene que ser lo que le debes a la Seguridad Social según el último RLC. Si no cuadra, falta la parte del trabajador, una bonificación o una compensación de IT.

Saber leer la 476 y cruzarla con el TC1 no es saber más nóminas: es tener criterio para detectar lo que no cuadra antes de que lo haga la Inspección. Es justo lo que se entrena en El Contable Analítico, con casos reales resueltos paso a paso en A3con.